E-Mail und weitere Kommunikationsmittel
Ist die Kommunikation via E-Mail auf dem sinkenden Ast?
Interne Kommunikation: Überflutung und Ineffizienz
Fangen wir mit den Gedanken einmal im Unternehmen an. Ein Hauptproblem der E-Mail ist die schiere Menge an Nachrichten, die täglich im Posteingang landen. Studien zeigen, dass Berufstätige im Durchschnitt über 120 E-Mails pro Tag erhalten. Diese Überflutung führt oft dazu, dass wichtige Nachrichten übersehen werden oder in der Masse untergehen. Zudem verursacht die Bearbeitung dieser E-Mails einen enormen Zeitaufwand, der besser für produktivere Aufgaben genutzt werden könnte.
E-Mail-Kommunikation ist zudem in der Regel langsamer als andere moderne Kommunikationsformen. Während eine E-Mail mehrere Stunden oder sogar Tage auf eine Antwort warten kann, ermöglichen Instant-Messaging-Dienste wie Slack oder Microsoft Teams nahezu sofortige Reaktionen. In einer Geschäftswelt, die immer schneller agieren muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Geschwindigkeit der Kommunikation entscheidend.
E-Mail ist auch kein effektives Werkzeug für die Zusammenarbeit im Team. Der Austausch von Dokumenten, Feedback und Ideen über E-Mail führt oft zu verwirrenden und langen Konversationsfäden. Moderne Kollaborationstools wie Google Workspace, Trello oder Asana bieten hingegen integrierte Plattformen, auf denen Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, Dokumente teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Diese Tools verbessern die Effizienz und Klarheit der Zusammenarbeit erheblich.
Sicherheitsrisiken und fehlende Integration
Ein weiterer Nachteil von E-Mails sind die Sicherheitsrisiken. E-Mails sind anfällig für Bedrohungen wie Phishing, Spam und Malware. Obwohl viele Unternehmen Maßnahmen zur Verbesserung der E-Mail-Sicherheit ergreifen, bleibt das Risiko bestehen. Im Vergleich dazu bieten viele moderne Kommunikationsplattformen robustere Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselungstechnologien, die den Schutz sensibler Informationen gewährleisten.
Zudem sind E-Mails oft isoliert und nicht gut in andere Business-Tools integriert. Moderne Kommunikationsplattformen bieten nahtlose Integration mit anderen Anwendungen, was den Informationsfluss verbessert und Arbeitsprozesse effizienter gestaltet. Beispielsweise können Instant-Messaging-Dienste mit Projektmanagement-Tools, Kalendern und Dateispeichern verbunden werden, um eine zentrale und koordinierte Arbeitsumgebung zu schaffen.
Die Nutzung von E-Mails auf mobilen Geräten ist oft umständlich und ineffizient. Moderne Kommunikations-Apps sind hingegen für mobile Geräte optimiert und bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Kommunikation von unterwegs aus erleichtert. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der Flexibilität und Remote-Arbeit immer wichtiger werden.
Perspektive des Kunden: Langsame Antwortzeiten und unpersönliche Kommunikation
Auch aus der für mich als Vertriebler besonders wichtigen Perspektive der Kunden ist die Kommunikation per E-Mail oft nicht optimal. Kunden erwarten heutzutage schnelle Reaktionen auf ihre Anfragen. E-Mails können jedoch oft Stunden oder sogar Tage unbeantwortet bleiben, was zu Frustration und Unzufriedenheit führt. Im Gegensatz dazu ermöglichen Live-Chat-Funktionen und Instant-Messaging-Dienste schnelle Antworten und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
E-Mails sind zudem oft formell und unpersönlich. Kunden schätzen jedoch eine persönliche und unmittelbare Kommunikation, die durch Kanäle wie Social Media, Live-Chat oder Messaging-Apps besser erreicht wird. Diese Plattformen ermöglichen es Unternehmen, eine menschlichere und zugänglichere Interaktion zu bieten.
Für Kunden kann es außerdem schwierig sein, den Überblick über den E-Mail-Verlauf zu behalten, insbesondere wenn mehrere Themen in einer Konversation behandelt werden. Moderne Kommunikationsplattformen bieten eine klarere Struktur und ermöglichen es Kunden, frühere Interaktionen leicht nachzuvollziehen und spezifische Informationen schnell zu finden. Ja, OK, hier lasse ich den Einwand gelten, dass man auch seinen Posteingang entsprechend strukturieren kann wenn man etwas Disziplin an den Tag legt.
Begrenzte Interaktivität und Sicherheitsbedenken
E-Mails bieten nur begrenzte interaktive Möglichkeiten. Kunden bevorzugen zunehmend interaktive Funktionen wie Umfragen, Feedback-Formulare und direkte Links zu Support-Ressourcen, die in Echtzeit-Plattformen besser integriert sind. Diese Tools verbessern das Kundenerlebnis und ermöglichen eine effizientere Problemlösung.
Zudem sind Kunden sich der Sicherheitsrisiken von E-Mails bewusst und machen sich Sorgen über Phishing und Datenverlust. Kommunikationsplattformen, die sicherere und verschlüsselte Kanäle bieten, gewinnen das Vertrauen der Kunden eher und gewährleisten einen besseren Schutz ihrer persönlichen Daten.
Moderne Kunden erwarten auch sofortige Unterstützung, die über E-Mails oft nicht möglich ist. Chatbots und KI-gestützte Assistenten können rund um die Uhr Hilfe bieten und einfache Anfragen sofort beantworten. Dies verbessert die Kundenerfahrung erheblich und stellt sicher, dass Probleme schneller gelöst werden. Dies ist allerdings nicht ganz unkritisch und muss schon sehr gut gemacht sein, damit es nicht eher dazu beiträgt, den Kunden zu verärgern. Allerdings ist das bei der aktuellen Entwicklungsgeschwindigkeit der KI nur noch eine Frage von einigen Monaten bis diese Systeme richtig gut sind.
Fazit:
Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. E-Mails, einst das Herzstück der digitalen Kommunikation, haben ihren Platz an modernere, schnellere und effizientere Kommunikationsformen verloren. Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, sollten auf diese neuen Technologien setzen, um die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und Sicherheitsrisiken zu minimieren. Aus Kundensicht sind schnellere Antwortzeiten, persönlichere Interaktionen, bessere Nachverfolgbarkeit und erhöhte Sicherheit entscheidende Vorteile, die moderne Kommunikationsplattformen bieten. Die Zukunft der Kommunikation liegt in der Integration, Schnelligkeit und Flexibilität – und E-Mail kann in dieser neuen Ära nicht mehr mithalten.
Autor:
Martin Sänger
Unternehmer, Berater und mehrfacher Buchautor
Unternehmer, Berater und mehrfacher Buchautor ist Gründer und Geschäftsführer der Payoff Industries GmbH. Er arbeitete viele Jahre erfolgreich im Vertrieb eines der größten Telekommunikations-Unternehmen. Seit 1997 ist er, mit seinem damals noch als SÄNGER Trainerteam GmbH firmierenden Unternehmen, in den Bereichen Beratung und Training in Vertrieb und Marketing für viele namhafte Unternehmen national und international tätig.
Als vierfacher Buchautor widmete er sich bereits in seinem ersten Werk „Geknackt – der Social-Media Vertriebscode“ den Erkenntnissen, die sich aus dem Nutzerverhalten auf den diversen Kanälen für den Vertrieb ableiten lassen. In seinem neuesten Werk „Ich hasse verkaufen – aber Kunden brauche ich schon“ geht er gezielt auf die Menschen ein, deren Profession nicht der Vertrieb ist, die aber trotzdem Unternehmen als Kunden gewinnen wollen.
Buch "Ich hasse verkaufen" von Martin Sänger
In seinen Vorträgen wird von den Teilnehmern stets seine humorvolle Art mit den absolut praxistauglichen „Hands on“ Tipps gelobt. 2020 wurde Martin Sänger mit dem Presidents-Award der German Speakers Association ausgezeichnet.
Ihr Kontakt zum Autor per Mail: info@martinsaenger.de
